Aménager une salle de réunion dans le cadre d’un agencement de bureau professionnel représente un investissement stratégique pour toute entreprise. Qu’il s’agisse d’une réunion formelle ou informelle, sur un plateau de bureaux ou dans des salles de conférence dédiées, un aménagement réfléchi et le bon matériel soutiennent vos salariés. Connexion internet, mobilier de bureau de haute qualité, et équipements audiovisuels performants permettent de créer un environnement propice aux échanges, quelle que soit la taille de la salle. Découvrez nos conseils pour organiser vos espaces et créer un environnement collaboratif et productif.
Les types d’agencement de salles de réunion
Il existe plusieurs types d’aménagement de salle de réunion que nos architecte en aménagement de bureaux peuvent vous conseiller. Le choix de la configuration la plus efficace dépend de l’objectif de votre rassemblement.
- La salle de conférence en pavé : boardmeeting
Cette disposition, avec une table centrale et des chaises de réunion autour, favorise l’interaction et les discussions. Elle convient parfaitement aux comités de direction, aux visioconférences ou encore aux réunions d’équipe.
- La salle de réunion en théâtre
Avec ses rangées de sièges toutes orientées vers un présentateur ou un écran, cette configuration offre une grande simplicité d’organisation. Idéale pour séminaires et présentations, elle peut accueillir un public nombreux.
- La configuration en U ou en V
La salle de réunion en U ou en V requiert un espace de travail plus grand. Ici, les participants se retrouvent face-à-face grâce à un mobilier de bureau disposé en forme de U ou de V. Pourquoi est-ce un choix judicieux ? Simplement parce que cette disposition simplifie à la fois les présentations et les échanges de groupe. Jusqu’à 30 personnes peuvent ainsi discuter, suivre une présentation et prendre des notes sans difficulté.
- La disposition en cadre
Vous cherchez à optimiser vos réunions ? La disposition en cadre pourrait vous intéresser. Très proche de l’agencement en U, cet agencement forme un rectangle ou un carré fermé. Il favorise les échanges et les séances de brainstorming, mais ne convient pas aux présentations ni aux visioconférences.
- L’espace de réunion informelle
Il s’agit d’un espace décloisonné, souvent dans un open space. Cette configuration est idéale pour les brainstormings informels et les réunions spontanées. Elle s’inscrit dans la tendance du flex office et des nouvelles méthodes de travail.
Les normes à respecter
L’aménagement de salle de réunion demande de la réflexion. Chez Arc en Ciel, nos space planner, vous conseillerons de planifier chaque détail avec soin.
- Assurez une circulation fluide autour de la table centrale.
- Prévoyez au moins 90 cm d’espace sur les petits côtés et 120 cm sur les grands.
- Organisez le mobilier pour s’adapter à la surface et à la fonction de la salle.
De plus, le mobilier de réunion doit être facilement déplaçable pour moduler l’espace de réunion selon les besoins : petit groupe, grande réunion ou brainstorming. Un espace de rangement pour le mobilier inutilisé s’avère pratique.
Chaque participant mérite un confort optimal. Allouez 60 cm par personne en position d’écoute et entre 60 et 70 cm en situation de travail pour assurer un espace agréable. Ces dimensions garantissent que chacun dispose de l’aisance nécessaire pour se concentrer et interagir efficacement.
Le mobilier essentiel
Choisissez votre mobilier de bureau pour sa praticité, son design et sa capacité à s’adapter. Une table suffisamment robuste et des chaises confortables (avec ou sans roulettes) forment la base de tout aménagement de salle de réunion efficace.
Table de réunion
La table de réunion, c’est l’élément central de la salle de conférence (salle de formation). Pour la choisir, vous devez prendre en compte plusieurs facteurs :
- La taille de la pièce ;
- Le nombre de participants ;
- Le type de réunion.
Vous avez l’embarras du choix quant à la forme du meuble : table ronde, carrée, rectangulaire, ou même des options assis-debout et multimédia. Pensez également aux tables modulables et pliantes qui offrent une grande flexibilité.
Chaise de réunion
Les chaises contribuent au confort et à la productivité de chaque participant. Ainsi, privilégiez des chaises ergonomiques pour les longues sessions. Optez pour des modèles avec un excellent soutien lombaire. Pensez également aux accoudoirs pour un maximum de confort. Pour plus de mobilité, misez sur les modèles pivotants.
Pour la conception des meubles, choisissez des matériaux durables (bois, mélaminé, polypropylène) et harmonieux avec le style de la salle. Si vous organisez régulièrement des séminaires, les chaises avec accroche et tablette sont très pratiques.
Meubles de rangement
Au-delà des tables et chaises de réunion, ajoutez une armoire de rangement dans la salle pour maintenir l’ordre. Ces meubles accueillent les équipements informatiques, dossiers, et fournitures de bureau (stylos pour les invités, blocs-notes…). Pour vos documents sensibles, investissez dans une armoire sécurisée par un code ou une clé.
Mobilier modulable
Un mobilier modulable stimule la créativité et la collaboration. Les tables modulaires, qui se rassemblent ou se séparent facilement, permettent d’adapter l’espace à chaque besoin. Cette flexibilité offre la possibilité de recomposer l’environnement de travail et s’adapter à toutes les situations, que ce soit un espace de réunion ouvert ou fermé.
Insonorisation
Une bonne insonorisation évite le bruit excessif dans une salle de réunion personnalisée. Souvenez-vous : une pièce bien insonorisée garantit des échanges clairs et productifs. Utilisez des matériaux acoustiques pour les plafonds, murs et sols. Vous pouvez par exemple installer des cloisons acoustiques mobiles ou murales.
Les équipements indispensables
Le télétravail et le travail hybride transforment les salles de réunion en espaces numériques et collaboratifs. Quels équipements vous faut-il pour l’aménagement d’une salle de réunion moderne ?
Écrans
Des visioconférences de mauvaise qualité minent l’efficacité de vos réunions. Un système peu intuitif, un écran trop petit, une caméra de faible résolution ou encore un son médiocre coupent court à vos échanges. Pour éviter les désagréments, équipez-vous d’un système de visioconférence intuitif avec un écran suffisant et une caméra haute définition. N’oubliez pas de vérifier la qualité sonore pour garantir des échanges fluides pour tous les participants.
Outils de collaboration
Sans les bons outils, les séances de brainstorming peuvent être statiques. Les prises de notes au papier ralentissent le processus. L’innovation et l’engagement de votre équipe en souffrent. Faites de votre salle un véritable espace de créativité. Mettez en place des tableaux blancs classiques pour des notes rapides ou des tableaux interactifs pour des présentations dynamiques. Pensez aux tableaux en verre qui apportent modernité et facilité d’écriture (avec des marqueurs adaptés). Ces outils stimulent la collaboration et la production d’idées concrètes.
L’éclairage
Un éclairage inadéquat fatigue vos collaborateurs et diminue leur concentration. Pour garantir des conditions de travail optimales, misez sur un éclairage approprié. Conformément à la norme NF EN 12464-1, l’intensité lumineuse doit atteindre 500 lux. N’oubliez pas d’adapter la disposition et le nombre de luminaires à la taille et à la forme de vos tables de réunion pour un éclairage uniforme. Pensez aux ampoules LED qui favorisent la concentration grâce à une lumière agréable et apaisante.
La décoration de la salle de réunion
Un dernier élément, et non des moindres, c’est la décoration. Elle joue un rôle important dans l’aménagement d’une salle de réunion professionnelle.
Vous pouvez ajouter des éléments décoratifs pour personnaliser l’espace de travail et créer une atmosphère propice à la concentration.
- Ajoutez des éléments naturels : des plantes vertes ou un tableau végétal apportent une touche de fraîcheur.
- Personnalisez les murs : utilisez des panneaux acoustiques colorés ou un message adhésif ou lumineux pour refléter l’identité de votre entreprise.
- Optimisez l’éclairage et les couleurs : choisissez vos luminaires et les couleurs d’ambiance avec soin. Ils doivent refléter l’image que vous souhaitez projeter.
Surtout, évitez de surcharger l’espace. Elle doit rester un lieu qui favorise la concentration.